El CRM software consolida la información y los datos del cliente en una sola base de datos para que los analistas puedan acceder a ella y administrar fácilmente desde allí. 

El éxito de cualquier negocio depende sustancialmente de su capacidad para gestionar y fomentar las relaciones con sus clientes. No es de extrañar que los sistemas diseñados para resolver problemas, relacionados con el servicio al cliente, sean cada vez más populares.

Con el crecimiento exponencial de las tecnologías, dirigidas a las impresiones y la digitalización, muchas empresas han buscado invertir en dichas áreas para mejorar, no solo el servicio que ofrecen, sino también, la atención que brindan. 

Recalquemos que, pese al avance de la digitalización, la impresión, aún hoy, sigue siendo utilizada por aquellos que prefieren leer el texto en papel y no a través de una pantalla. De ahí que, como empresa, es importante reconocer a esos clientes nicho con tales preferencias y analizar de qué manera, proveerles el mejor servicio para que sigan optando por la impresión.

En este contexto, CRM es más que una simple aplicación de tecnología; es un medio estratégico para desarrollar relaciones sólidas con esos mismos clientes que son de nuestro interés; proporcionando una plataforma para evaluar sus necesidades y comportamientos individuales.

¡Sigue leyendo! Y, conoce aquí cómo gestionar de forma fácil y sencilla a aquellos clientes que continúan optando por la impresión, por encima de la digitalización.

¿Qué es el sistema CRM y cómo funciona?

CRM es un acrónimo en inglés (Customer Relationship Manager), el cual hace referencia a la gestión del cliente; a las prácticas, estrategias y tecnologías que utilizan las empresas para administrar y analizar las interacciones con sus usuarios y leads. 

El propósito de un CRM software es mejorar las relaciones comerciales, aumentar la tasa de retención e impulsar el crecimiento de las ventas.

Asimismo, recopila toda la información generada a través de los diferentes canales o puntos de contacto entre el cliente y la empresa para, luego, proveer dichos datos al equipo de ventas.  

Básicamente, hay dos formas de operar un CRM:

En la nube

Los sistemas a los que se accede desde la nube no requieren infraestructura propia y, por regla general, se contratan en régimen de Software como Servicio. Con ellos, puedes:

•   Acceder de forma remota, incluso desde dispositivos móviles
•   Tener acceso las 24 horas del día, los siete días de la semana
•   Descartar los servicios de mantenimiento del servidor
•   Confíe en las actualizaciones automáticas
•   Implementar con una inversión mínima
•   Tener más escalabilidad, es decir, el software se puede actualizar con el tiempo.

In situ

Por otro lado, los CRM software instalados localmente requieren la compra e instalación, de uno o más, de sus propios servidores. De esta forma, la empresa:

• Tiene el control más cerca del servidor, siempre que tenga equipos o profesionales de TI.
• Puede estar en riesgo de pérdida de datos en caso de apagones o fallas del sistema.
• Tendrá que asumir mayores costos de implementación.
• Debe contratar o configurar un departamento de TI, si no tiene uno.
• Será más difícil actualizar el sistema, que puede quedar obsoleto en poco tiempo.

¿Cuáles son los tipos de CRM?

Esta calificación se basa en las características que están disponibles en un CRM software. De ahí que, pueden ser de marketing, ventas o soporte.

CRM en marketing

Este término se refiere a las tecnologías, utilizadas para realizar la gestión de relaciones con los clientes. En otras palabras, es un sistema que busca la mejor forma de ofrecer un producto y de acercarse a los potenciales consumidores.

El CRM software en marketing ayuda en la gestión de la campaña en su conjunto, permitiendo a tu empresa elegir los canales de contacto más efectivos para tu estrategia.

De ahí que, el mismo fue diseñado para personalizar la comunicación con tu público objetivo. Por ello, ofrece estrategias, tales como email marketing, llamadas, atención vía WhatsApp, anuncios en redes sociales, enlaces patrocinados, entre otros.

En otras palabras, el marketing CRM es una excelente herramienta para la preventa, ya que te ayudará a saber más sobre ese cliente potencial que busca una agencia de branding e impresión. Solo así, serás capaz de aplicar correctamente tus estrategias de marketing, ajustadas a su necesidad. 

CRM en Ventas

Este tipo de software es el que automatiza los procesos de ventas de una empresa. 

Su principal objetivo es ayudar a los vendedores a través de información veraz, robusta y fácil de interpretar. A partir de ahí, el equipo deja de hacer papeleos y empieza a trabajar con un sistema ágil y sencillo que ayuda a cerrar más ventas.

Más aún, ayuda a la gestión de los clientes ya existentes, capaces de convertirse, en un futuro, en consumidores vitalicios. Así, los vendedores pueden dedicar su tiempo y esfuerzo a realizar acciones que realmente marquen la diferencia.

CRM Soporte

En el soporte de CRM, el punto principal es ofrecer asistencia a los clientes para mejorar la calidad del servicio, posterior a la compra y así, retenerlos. Para ello, el soporte de CRM ayuda a comprender los problemas más frecuentes para que la empresa busque soluciones y mejoras. Más aún, permite que los equipos, correspondientes a esta área, asignen a aquellos profesionales mejor capacitados para hacerlo. 

Y, no solo eso. Muchas veces, informa a los equipos de ventas sobre posibles problemas con los productos/servicios, los cuales pueden  interferir, de forma negativa, en la relación con el cliente.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de un CRM?

Ventajas de contar con un CRM software

1. Optimización del tiempo

Con el CRM software podrás ahorrar tiempo y esfuerzo. 

Esto es posible porque tendrás a todos tus contactos en una sola pantalla y usar filtros para listar a los que más te necesitan en ese momento. 

Verás como así ya no tendrás que perder tiempo buscando en distintas hojas de cálculo las impresiones que aún debes realizar, las que ya están hechas y las que ya han sido entregadas.

2. Seguimiento de tu equipo de ventas

Un software CRM te permitirá monitorear el desempeño de tu equipo de ventas en tiempo real, realizando un seguimiento de las tareas, llamadas y conversaciones que cada uno hizo durante el día. 

De esta forma, puedes anticiparte a los problemas y retroalimentar al equipo para mejorar su productividad.

3. Relación más estrecha con los contactos

El CRM será capaz de listar todos los registros de comunicación con cada cliente que te ha encomendado una impresión, desde que este ingresa sus datos, hasta que tu empresa intenta llamarlo. 

Así, notarás cómo tu argumento de venta y facturación logra ser más específico y tu relación con el usuario, mucho más cercana y estrecha.

4. Integración del equipo

A través del CRM software, los sectores de marketing y ventas podrán monitorear en conjunto el progreso de las propuestas, la cantidad de leads generados hasta el momento y, por supuesto, el número de impresiones y diseños de branding generados en el último tiempo. 

Esto, aunque no lo creas, fomentará mucho más el trabajo en equipo y la comunicación con tus clientes

5. Uso remoto

Además de mejorar la integración entre las diferentes áreas de la empresa, un CRM software puede ayudar a tus empleados a tener acceso a la base de datos, de forma remota. 

Esto es posible porque todo queda almacenado en la nube, al alcance de todos. Muy útil para cuando tu o alguien más del equipo necesita viajar y aún, debe monitorear, desde otro lugar ajeno a la empresa, las impresiones ya hechas y entregadas en los últimos días.

6. Felicidad del cliente

Sin duda, la mayor ventaja de contar con un CRM software es que tus clientes se sentirán más cómodos, seguros y comprendidos a la hora de solventar sus diferentes necesidades e inquietudes. Verás que así te será más fácil llevarlos a su respectiva fidelización.

Desventajas de usar un CRM software

1. Calidad 

Una vez que tu empresa tenga un software CRM, se convertirá en el centro de sus operaciones de ventas. Por eso es importante que elijas un software que pueda cubrir todas tus necesidades y que tenga características interesantes. 

Además, al contratar una plataforma, debes asegurarte que tenga un equipo de soporte listo para ayudarte a tí y a todo tu equipo a usar el sistema. Después de todo, pueden surgir dificultades al principio.

2. Acorde a tu empresa

Algunos softwares son muy complejos y pueden dificultar la vida diaria, generando burocracia innecesaria en empresas con operaciones simples. En este caso, lo ideal es contratar un CRM simple y amigable para el usuario. 

Asimismo, hay empresas que necesitan un software que admita una gran cantidad de personas para que usen la plataforma, de forma simultánea y el cual sea suficiente para almacenar toda su base de contactos. 

En cualquier caso, es mejor investigar estos aspectos con los proveedores de sistemas que estás considerando contratar, para luego, tomar la decisión correcta.

¿Cómo se puede implementar un CRM para gestionar las impresiones de los clientes?

El proceso de implementación se puede dividir en 5 etapas; mapeo, planificación, ejecución, seguimiento y evaluación.  A continuación, te explicamos cada una de ellas:

Paso 1: mapea y evalúa tu proceso comercial actual

Mapear, evaluar todos los pasos y ver cómo funciona todo tu proceso comercial, será clave. De esta manera, podrás identificar más fácil qué se debe mejorar en tu agencia de marketing e impresión y qué tipo de CRM software te conviene utilizar.

Paso 2: rediseña claramente tus operaciones

Para el buen uso de dicho sistema, será necesario tener claridad sobre cómo se realizarán las operaciones de atención al cliente a partir de ahora, utilizando esta herramienta.

Recuerda ser lo más específico posible y definir con claridad cuáles son cada una de las responsabilidades de tus empleados, los procedimientos de impresión, venta y atención al cliente, junto con las reglas relacionadas a la plataforma . 

Paso 3: elige el tipo de CRM que desea implementar

A la hora de optar por un CRM para tu agencia de impresión, considera cuánto estás dispuesto a invertir. 

Evalúa la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades y que tenga las prestaciones adecuadas para tu empresa.

Paso 4: establece un cronograma de implementación CRM

Definir un cronograma de implementación CRM es importante para que el proceso de gestión y operación ocurra de una manera más organizada.

El cronograma debe abordar los pasos de instalación, pruebas y capacitación del personal.

Paso 5: monitorear el progreso de la implementación

Una vez haya instaurado el uso de un CRM software en tu agencia de diseño e impresión, es importante que se supervise cómo ha progresado la implementación de dicho sistema.

Utiliza métricas y, en base a los resultados, realiza los ajustes necesarios para extraer el máximo potencial de la solución CRM.

Mejora la gestión al cliente dentro de tu agencia de impresiones  

Podríamos decir que este sistema fue creado para simplificar y optimizar todas las estrategias de gestión con los clientes, en un solo lugar. Básicamente, permite que el proceso de relación con los consumidores se lleve a cabo de forma más rápida y eficiente.

Y, la razón es clara. Porque a través del CRM software obtienes datos relevantes para delinear estrategias, e incluso, automatizar gran parte del proceso en cualquier industria o negocio; incluso en una agencia de branding e impresiones.